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In der Büroausbildung lernen Sie, Unterlagen zu kopieren und abzulegen, Informationen zu beschaffen, Termine zu koordinieren, Schriftstücke zu erstellen und Aufträge zu bearbeiten. Mit Vorlagen planen Sie diese Aufgaben und halten fest, was Sie gelernt haben.
Für angehende Kaufleute für Büromanagement gibt es Materialien für verschiedene Ausbildungsphasen: Ausbildungsplan, Ausbildungsnachweis, Praxisaufträge und Prüfungsmaterial. Die Materialien erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Sie zeigen, welche Fähigkeiten Sie üben sollen, und machen Büroaufgaben zu konkreten Lernaufträgen.
Welche Ausbildungshilfen Sie wofür nutzen
Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) stellt für Kaufleute für Büromanagement Muster und Beispiele bereit. Nutzen Sie sie als Orientierung und passen Sie sie an Ihren Betrieb, die Ausbildungsordnung und Ihren Lernstand an.
| Hilfsmittel | Wofür Sie es nutzen |
|---|---|
| Betrieblicher Ausbildungsplan | Zeigt, welche Inhalte Sie wann im Betrieb lernen sollen. |
| Ausbildungsnachweis | Hält fest, welche Aufgaben und Lerninhalte Sie bearbeitet haben. |
| Praxisauftrag | Macht aus einem Ausbildungsinhalt eine konkrete Arbeitsaufgabe mit klaren Schritten. |
| Prüfungsmaterial | Hilft, Aufgabenformate und benötigte Kenntnisse zu üben. |
| Fachaufgaben-Leitfaden | Gibt Orientierung bei der Vorbereitung auf die betriebliche Fachaufgabe in einer Wahlqualifikation. |
Der Ausbildungsrahmenplan legt die Ausbildungsinhalte fest. Der betriebliche Ausbildungsplan ordnet diese Inhalte zeitlich und ergänzt sie um die Abläufe des Betriebs. Das BIBB-Muster deckt den Zeitraum vom ersten bis zum 36. Ausbildungsmonat ab. Ein separates Beispiel zeigt, wie ein ausgefüllter Plan aussehen kann. Für die ersten 15 Monate nennt das Muster unter anderem Richtwerte von jeweils elf Wochen für Informationsmanagement und Informationsverarbeitung, sieben Wochen für bürowirtschaftliche Abläufe und fünf Wochen für Koordinations- und Organisationsaufgaben. Diese Zeitangaben geben eine Orientierung; sie sind keine identische Wochenplanung für jeden Betrieb.
So wird aus einer Aufgabe ein Lernauftrag
Ein Praxisauftrag verbindet eine konkrete Büroaufgabe mit den Fähigkeiten, die Sie dabei üben sollen. Im BIBB-Beispiel zur Geschäftsreise recherchiert die auszubildende Person Reiseoptionen und vergleicht sie. Anschließend stimmt sie sich mit Dienstleistern ab und erstellt einen Reiseplan samt Reisekostenunterlagen. Dafür nutzt sie zum Beispiel einen Computer und das Internet sowie ein Textverarbeitungsprogramm und E-Mail.
Die einzelnen Arbeitsschritte geben Ihnen Gelegenheit, die Fähigkeiten zu üben. Klären Sie vor Beginn, was Sie selbst erledigen, welche Vorgaben gelten und wann eine Ausbilderin oder ein Ausbilder Ihre Arbeit prüft. Besprechen Sie nach dem Auftrag, ob die Informationen vollständig waren, die Planung nachvollziehbar ist und die Unterlagen stimmen. So üben Sie Recherche, Kommunikation, Planung und Dokumentation an einem zusammenhängenden Vorgang.
Ein weiteres BIBB-Beispiel behandelt die Planung einer Kundenveranstaltung für ungefähr 50 Teilnehmende. Dazu gehören die Wahl von Termin und Ablauf, das Schreiben der Einladung, das Erfassen der Rückmeldungen, die Abstimmung mit externen Dienstleistern und das Einholen von Feedback. Die Teilnehmerzahl gehört zu diesem konkreten Beispiel und ist keine allgemeine Vorgabe für Veranstaltungen in der Ausbildung.
Den Ausbildungsnachweis sinnvoll führen
Der Ausbildungsnachweis hält fest, wie Ihre Ausbildung verläuft und welche Ausbildungsinhalte Sie bearbeiten. Das BIBB bietet dafür ein Muster und ein ausgefülltes Beispiel. Die Umsetzungshilfe empfiehlt, den Nachweis mindestens wöchentlich zu führen. Als bewährte Praxis nennt sie, dass Ausbilderinnen und Ausbilder den Nachweis monatlich prüfen und mit Ihnen besprechen.
Notieren Sie, was Sie getan und dabei gelernt haben. „E-Mails bearbeitet“ sagt wenig darüber aus, was Sie geübt haben. Aussagekräftiger ist etwa, welche Anfrage Sie bearbeitet haben, welche Informationen Sie dafür geprüft und wie Sie Ihre Antwort vorbereitet haben. Das Muster unterstützt die Dokumentation, ersetzt aber nicht die Rückmeldung Ihrer Ausbilderin oder Ihres Ausbilders.
Laut der BIBB-Umsetzungshilfe kann der Nachweis schriftlich oder elektronisch geführt werden. Im Ausbildungsvertrag soll zu Ausbildungsbeginn stehen, welche Form Sie nutzen. Prüfen Sie deshalb, welche Form für Ihren Vertrag gilt, bevor Sie eigene Vorlagen verwenden.
Digitale Werkzeuge für Büroaufgaben nutzen
Für Büroaufgaben brauchen Sie je nach Auftrag unterschiedliche Hilfsmittel: Textverarbeitungsprogramme für Schreiben, Tabellen für Daten und Kalkulationen, E-Mail für die Abstimmung oder Planungssoftware für Termine und Abläufe. Die Ausbildungsinhalte umfassen außerdem Informationsmanagement, Dokumentenpflege, Kundenbeziehungen und Auftragsbearbeitung. Ein bestimmtes kommerzielles Softwareprodukt ist damit nicht vorgegeben.
Fragen Sie bei einer neuen Aufgabe, welche Werkzeuge der Betrieb nutzt und welche Arbeitsschritte Sie selbst übernehmen sollen. Bei einer Veranstaltungsplanung könnten Sie zum Beispiel Rückmeldungen ordnen und den Ablaufplan aktualisieren. Für eine Anfrage prüfen Sie zunächst die Angaben, bevor Sie eine Antwort vorbereiten. Dabei üben Sie einzelne Funktionen und lernen, welches Werkzeug zur jeweiligen Aufgabe passt.
Prüfungsmaterial passend auswählen
Das BIBB führt Beispiele für schulische Lernsituationen und einen Leitfaden zur betrieblichen Fachaufgabe. Die IHK Düsseldorf verweist auf Musteraufgaben und eine Datensammlung zum Üben für Teil 1 der Prüfung. Je nach Angebot und Prüfungstermin unterscheiden sich Umfang, Zugang und Aktualität der Materialien.
Die Ausbildungsordnung für Kaufleute für Büromanagement gilt seit dem 1. August 2025 für Ausbildungsverhältnisse, die ab diesem Datum begonnen haben; wenn Ihre Ausbildung früher begonnen hat, prüfen Sie, welche Ordnung für Ihren Vertrag gilt. Klären Sie außerdem mit Ihrer zuständigen Kammer, welche Hilfsmittel in Ihrer Prüfung zugelassen sind. Ältere Hinweise zu Prüfungsvorgaben gelten nicht automatisch auch für aktuelle Prüfungstermine.
Wenn Aufgaben keinen Lernbezug haben
Auch einfache Tätigkeiten können zur Ausbildung gehören. Sie tragen zur Ausbildung bei, wenn sie in einen geplanten Lernverlauf eingebettet sind und die vorgesehenen Ausbildungsinhalte nicht verdrängen. Dauerhaftes Kopieren ohne erkennbaren Ausbildungsbezug gibt Ihnen wenig Gelegenheit, neue Fähigkeiten aufzubauen.
Vergleichen Sie Ihre Aufgaben mit dem betrieblichen Ausbildungsplan und halten Sie im Ausbildungsnachweis fest, was Sie tatsächlich gelernt haben. Wenn Anleitung oder passende Lernaufgaben fehlen, sprechen Sie die Ausbildungsleitung darauf an und bitten Sie um ein konkretes Ziel für die nächste Aufgabe. Der Plan und der Nachweis helfen Ihnen, im Gespräch konkrete Lücken im Ausbildungsalltag zu benennen. Sie ersetzen keine individuelle rechtliche Prüfung.
Wer Lernmittel bereitstellt
Für die betriebliche Ausbildung erforderliche Ausbildungsmittel stellt das Ausbildungsunternehmen nach Auskunft der IHK Düsseldorf kostenlos bereit. Dazu können je nach Ausbildungsberuf und Aufgabe Fachliteratur, Büromaterial oder elektronische Hilfsmittel gehören. Für Lernmittel der Berufsschule können andere Regeln gelten. Fragen Sie daher beim Betrieb, in der Berufsschule oder bei der zuständigen Kammer nach, wer ein bestimmtes Mittel bereitstellt und ob es für die Ausbildung erforderlich ist.
