Auslagenersatz

Aufwendungsersatz

Der Kaufaufwand kann steuerfrei sein. Angaben zur Erstattung von Auslagen und Verkehrsmitteln. Kostenerstattung - Employers' Encyclopaedia (Arbeitgeberlexikon) Der Aufwendungsersatz ist die Erstattung von Geldbeträgen, die der Mitarbeiter für den Auftraggeber interpretiert hat. Im Falle des Einzelnachweises ist der Aufwendungsersatz ( 3 Nr. 50 STG, R 3.

50 STR R 2015) immer steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dein Vertriebsmitarbeiter benutzt sein eigenes Auto für seine Arbeiten und übernimmt alle anfallenden Benzinkosten, Wartungskosten, etc. Jeder von ihnen ersetzt exakt die anfallenden Aufwände.

Die Erstattung von Auslagen, die als Pauschalbetrag gezahlt werden, ist jedoch nur dann mehrwertsteuerfrei, wenn sie in etwa gleich hoch ist und der Mitarbeiter die angefallenen Auslagen für einen vertretbaren Zeitabschnitt von drei Jahren detailliert beweist (R 3.50 (2) S. 2 S. 2 LStR 2015). Bei der Erstattung von Auslagen sind die Kosten zu berücksichtigen. Dann können Sie ihm beispielsweise eine monatliche Einmalzahlung von 300 EUR zzgl. MwSt. vornehmen, da dies in etwa dem mont. bspw. dem mon. entsprechen dem monat.

Der festgesetzte Pauschalbetrag kann bis zur Änderung der Umstände, z.B. durch eine andere Erwerbstätigkeit, weiterhin einbehalten werden. Anschließend muss der Sachbearbeiter die tatsächlich anfallenden Spesen neu errechnen.

Eine zollfreie Vergütung

Der Aufwendungsersatz ist in der Regel abgabenfrei (§ 3 Abs. 50 EStG). Aufwendungen sind Aufwendungen, die im Auftrag oder für fremde Rechnung des Verbandes oder (ausschließlich oder zumindest überwiegend) durch die Interessen des Verbandes entstehen und von diesem verursacht oder genehmigt werden. Der Freiwillige hat kein eigenes Interesse an den Kosten (siehe Beurteilung des BFH vom 28.3.2006).

Eine Freiwillige erwirbt etwas auf Grund des Clubs. Der Aufwand für den Erwerb ist nach dem Einkommenssteuergesetz steuerbefreit, aber jeder Aufwand muss individuell nachweisbar sein. Die Einkäufe können unter dem Vornamen des Freiwilligen oder des Verbandes getätigt werden. Jeder Aufwand wird ausschliesslich bis zum Verkaufspreis erstattet. Der Cricket-Trainer bezahlt einen gebrochenen Cricket-Schläger in seinem eigenen Haus aus der eigenen Hosentasche, aber auf Kosten des Clubs.

Er darf kein eigenes Interesse am Einkauf haben, sondern erwirbt den Club nur für den Club (siehe Beschluss des BFH vom 28.3.2006). Der Verband ist nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) zum Kostenersatz im Falle von Ausgaben des Auftragnehmers für die Durchführung des Auftrages angehalten, die er nach den gegebenen Umständen für notwendig erachten kann.

Allerdings müssen die Vorschriften über den Aufwendungsersatz nicht in der Gesellschaftssatzung enthalten sein, um entschädigt zu werden. Tritt eine gewisse Auslage immer wieder und in etwa gleicher Höhe auf und beweist das Verbandsmitglied die angefallenen Auslagen, so kann diese Auslagenpauschale ebenfalls unversteuert beibehalten werden. Die pauschalierte Aufwendungsersatzleistung ist gleich dem durchschnittlichen Betrag.

Der tatsächliche Aufwand ist innerhalb von drei Kalendermonaten mit Belegen zu dokumentieren, so dass die Kostenpauschale zollfrei ist. Diese können durch die vom Steueramt anerkannten Pauschalen abgabenfrei abgelöst werden. Vorraussetzung ist, dass die Ausgaben für den Verein anfallen und erfasst werden (Leistungsempfänger, Zweck des Verbandes und Leistungsart).

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